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5 bonnes pratiques à garder en tête pour améliorer la gestion de projet dans votre organisation.

Catégories · Gestion de projet

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Améliorer sa gestion de projet est devenu un enjeu majeur dans les organisations : pour survivre à la pression sur les prix imposés par vos clients et par la concurrence internationale, ces 5 bonnes pratiques pourront vous être utiles.

 

Afin d'améliorer vos pratiques en gestion de projets et de portefeuille, il existe plusieurs thématiques à prendre en compte. Entre connaissance théorique, gestion du changement et mesures pratiques, voici en 5 points concrets comment vous aider dans cette initiative.

Identifier les risques de vos projets à temps

En matière de gestion de projet, gérer les risques d'un projet est un point essentiel à garder en tête lorsqu'on intègre un mandat dans sa planification d’entreprise.

Il existe quatre points sur lesquels se focaliser pour identifier ces risques :

  • Les coûts, dont l’impact va se mesurer en fonction de leur importance dans le budget global du projet ;
  • Le temps, mesuré par la probabilité de dépasser les délais de x unités de temps ;
  • La qualité, relative à la probabilité d’avoir un produit utilisable ou non ;
  • Le contenu, en agglomérant les livrables prévus pour le mandat et leur probabilité de réalisation.
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 Afin de gagner en pertinence, il faudra allouer à chacun des risques identifiés un degré d'impact. Ce sont les conséquences que peut avoir chacun de ces risques sur les critères de succès de vos projets, tels que l'atteinte de vos objectifs, la qualité du produit ou service final, l'échéancier de votre projet et ses coûts...

  • Niveau 1: le risque aura des conséquences minimes sur chaque critère
  • Niveau 2: votre projet pourra avoir un peu de retard pour certaines activités, une légère hausse des coûts...
  • Niveau 3: vos objectifs seront partiellement atteints, votre  produit aura une performance réduite...
  • Niveau 4: l'atteinte des objectifs est compromise, vous livrerez le projet en retard...
  • Niveau 5: votre projet est retardé et vous a coûté bien plus cher, le produit est inutilisable...

Pour en savoir plus sur la partie analyse des risques, nous avons mis à la disposition de nos lecteurs notre matrice d'analyse des risques.

Garantissez l'intégration de vos parties prenantes

Définir les parties prenantes permet de prendre en compte les variables positives et négatives qui influenceront la réalisation du mandat.

Définition suffisamment vaste pour inclure vos clients, vos employés, votre équipe de projet, vos fournisseurs ou même l’opinion publique.

Pour vous aider dans cette démarche, nous mettons à votre disposition notre matrice des parties prenantes. Elle vous permettra d'identifier les deux axes essentiels: le niveau de pouvoir sur le projet ainsi que l'intérêt.

Afin d’optimiser cette variable, il faut maximiser l’engagement des parties prenantes vis-à-vis du projet grâce à une communication performante et régulière. Le tout étant d'appliquer la bonne stratégie en fonction du degré de pouvoir ainsi que du degré d'intérêt.

Par communication, il faut l’entendre comme un dialogue à deux sens, en intégrant les feedbacks à l’exécution du mandat ou à vos mesures de la performance.

Prévoir l'avenir en suivant ses résultats

Sur cette partie, il y a deux mots clés : mesure qualitative et quantitative de succès. Un outil de gestion de projet comme Beeye vous permettra de faire ressortir ces informations sur l’avancement et la réalisation de vos projets.

Plusieurs indicateurs peuvent vous permettre de suivre vos projets. Par exemple, mon mandat a-t-il été livré en temps et en heure ? La qualité du produit/service correspondait-elle à l’attente des parties prenantes ? Mon équipe de projet a-t-elle des retours à faire sur l’exécution du mandat ?

Afin de vous aider dans cette tâche, nous avons mis en place un système de champs personnalisés qui vous permettra de trouver chaussure à vos pieds concernant les indicateurs que vous souhaitez suivre.

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Accompagnez vos équipes au changement

Le statu quo est ici votre pire ennemi, lié à l’habitude il rend parfois difficile le management du changement. Mais c’est ici la clé d’une gestion de projet qui s’attache à une meilleure performance, et il vous faudra impliquer vos équipes dans cette démarche.

Intégrer les différents retours de vos parties prenantes, s’attacher aux bonnes pratiques en matière de gestion de projets, mais surtout faire preuve de persévérance afin d’en récolter les fruits sur le court, moyen et long terme.

Il faut aussi se rappeler sans cesse qu’un changement de culture prend du temps, et ces changements restent fragiles tant qu’ils n’auront pas été éprouvés par vos équipes sur une série de mandats.

Identifiez par où commencer ce changement

Amener vos équipes de projets à des bonnes pratiques commence par de petites mesures sur vos projets en cours. Vous n’avez pas de mesure du risque ? Autant commencer avec le mandat en cours et poser la question à vos équipes : comment auriez-vous évalué le risque lié au délai ? Vous pourrez alors suivre les résultats obtenus à vos processus en interne. Un mot clé ici: communication, afin d'impliquer vos équipes dance ce processus de changement.

Il ne faut cependant pas aller à contre-courant de sa culture d’entreprise. Les changements doivent s’effectuer en douceur. Un travail sur son identité en tant qu'entreprise peut être profitable afin d'avoir une idée claire de vos forces et faiblesses. Voilà ce que nous sommes, voilà ce vers quoi nous souhaitons aller.

Et comme Churchill nous l’a prouvé,

« Il n’y a rien de négatif au changement, si c’est dans la bonne direction »

À vous d’en convaincre vos équipes !

 

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